Kriteria SIM RS Yang Baik

Berbicara mengenai pemanfaatan SIM RS tentu tidaklah lepas dari kualitas dari SIM RS tersebut atau tidak lepas dari pertanyaan seperti apakah SIM RS yang baik itu?

Banyak sekali kajian mengenai SIM RS yang baik sehingga terkadang sebagai orang yang awam terhadap teknologi, pihak rumah sakit sering merasa bingung. Cara termudah dalam mendefinisikan kriteria SIM RS yang baik tentunya adalah dengan menggunakan ukuran dari pihak rumah sakit sendiri terutama dalam hal tujuan atau alasan mengapa sebuah rumah sakit ingin memanfaatkan SIM RS yaitu manfaatnya. Jadi tentu saja SIM RS yang baik kriterianya hanya ada 1 yaitu bisa dimanfaatkan. Sebuah SIM RS akan dikatakan bisa dimanfaatkan tentu saja jika bisa diterapkan atau diaplikasikan atau applicable.

Dari kesepakatan SIM RS yang baik adalah SIM RS yang applicable ini, kita bisa menjabarkannya lagi dengan lebih detil. Suatu SIM RS bisa dikatakan applicable bila :

1. SIM RS tersebut sesuai dengan kebutuhan rumah sakit
2. SIM RS tersebut mampu dikembangkan sesuai perkembangan rumah sakit dan teknologi
3. SIM RS tersebut mampu memuaskan kebutuhan para stakeholder-nya.
   

SIM RS Sesuai Dengan kebutuhan Rumah Sakit

SIM RS yang baik tentu saja adalah SIM RS yang mampu memperlakukan sebuah rumah sakit secara personal. Walaupun secara garis besar proses bisnis di rumah sakit adalah sama, tetapi tidak ada rumah sakit yang sama persis satu sama lainnya. Sekalipun renstra dan perencanaan bisnis sebuah rumah sakit mempunyai kesamaan dengan rumah sakit lain, tetapi pelaku dari renstra (SDM), perilaku dari pasien di suatu daerah dan beberapa parameter lainnya pasti mempunyai keunikan tersendiri. Oleh sebab itu, SIM RS yang baik akan dibangun sesuai dengan kebutuhan rumah sakit yang bersangkutan.

Berdasarkan hal tersebut di atas, bisa ditarik kesimpulan bahwa SIM RS yang baik bukanlah SIM RS yang berupa paket program aplikasi yang bersifat fix atau tidak bisa dikustomisasi melainkan SIM RS yang bersifat customized atau bahkan tailor made.

Tentu saja untuk mendapatkan SIM RS yang baik ini juga perlu diperhatikan pengaruhnya terhadap harga SIM RS tersebut. Sebagai perbandingan dari permasalahan harga SIM RS ini adalah jika kita membeli baju yang bersifat mass production akan jauh lebih murah jika dibandingkan ketika kita membeli baju di butik dimana sebuah butik akan membuat baju sesuai dengan keinginan dari si pembeli.

Ada yang perlu diperhatikan mengenai masalah harga ini, yaitu bahwa harga yang dikeluarkan oleh sebuah rumah sakit untuk mendapatkan sebuah SIM RS yang berkualitas bukan berarti harus mahal melainkan harus fair. Harga yang fair disini tentunya adalah harga yang sesuai dengan services yang akan diterima oleh pihak rumah sakit.

Ketika kita berbicara mengenai harga yang fair, kita tidak akan berbicara mengenai produknya melainkan mengenai nilainya bagi sebuah rumah sakit. Jika dirumuskan nilai dari sebuah SIM RS bagi sebuah rumah sakit adalah sebagai berikut :

Nilai = Manfaat - Pengorbanan

Rumusan ini menimbulkan beberapa pernyataan sebagai berikut :

• Semakin besar manfaat yang didapatkan rumah sakit dari sebuah SIM RS beserta services dari penyedia SIM RS, semakin besar pula nilainya bagi sebuah rumah sakit.
• Semakin berpengalaman sebuah penyedia SIM RS akan berakibat pada peningkatan efektifitas dan efisiensi kinerja penyedia SIM RS sehingga tercipta biaya yang lebih rendah untuk produk SIM RS
• Semakin berkarakter customer focus-nya sebuah penyedia SIM RS akan menambahkan services kepada pelanggannya (dalam hal ini adalah rumah sakit) dengan harga yang tetap karena adanya peningkatan efektifitas dan efisiensi kinerja.

Dari beberapa pernyataan di atas kita bisa melihat bahwa begitulah rumusan mengenai harga yang fair untuk sebuah SIM RS bagi sebuah rumah sakit. Jika sebuah penyedia SIM RS telah memahami dan melakukan rumusan-rumusan tersebut, bisa dipastikan bahwa jika tetap harus terjadi kenaikan harga, maka berkaitan dengan karakter customer focus dari penyedia SIM RS tersebut, kenaikan harga tersebut tentunya adalah untuk suatu alasan yang jelas yang bertujuan memberikan nilai dan manfaat yang lebih bagi pelanggan.

SIM RS mampu dikembangkan sesuai perkembangan rumah sakit dan teknologi

Mengingat SIM RS merupakan integrasi dari Sistem Informasi, Teknologi Informasi dan Manajemen informasi, maka SIM RS yang baik juga harus mampu berkembang sesuai dengan perkembangan rumah sakit dan juga perkembangan teknologi.

Hal inilah yang menyebabkan pengembangan SIM RS dikatakan sebagai never ending development. Selama proses bisnis rumah sakit masih berkembang dan selama teknologi masih terus berkembang, maka SIM RS harus terus berkembang.

Sebagai contoh SIM RS harus mampu mengikuti perkembangan rumah sakit adalah ketika sebuah rumah sakit menetapkan kebijakan strategis mengenai CRM (Customer Relational Management), tentunya SIM RS harus bisa dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Sebagai contoh SIM RS harus mampu mengikuti perkembangan teknologi adalah ketika lahir teknologi SMS, maka penyedia SIM RS tentunya juga harus berpikir bagaimana lahirnya teknologi SMS ini bisa dimanfaatkan oleh sebuah rumah sakit baik di dalam melayani pasien, potential customer, dokter maupun pihak-pihak lainnya.

Bagi sebuah penyedia SIM RS, perkembangan-perkembangan tersebut harus mampu diserap dengan cepat untuk mampu terus mengembangkan produknya. Untuk itulah sebuah penyedia SIM RS yang baik juga harus menjalin kerjasama yang bersifat strategis dengan berbagai kalangan bisnis (konsultan kesehatan, penyedia solusi untuk perangkat keras, networking dan teknologi lainnya, dll) untuk menghasilkan solusi total (total solution) bagi sebuah rumah sakit (value chain).

Ketika sebuah penyedia SIM RS berpendapat bahwa solusi bagi SIM RS bisa dilakukan sendiri tanpa adanya network (value chain) atau sebuah penyedia SIM RS berpendapat bahwa dengan berdiri sendiri (stand alone) penyedia SIM RS tersebut mampu memberikan total solution bagi sebuah rumah sakit, tentunya pihak rumah sakit akan sangat wajar untuk mempertanyakan validitas dari pernyataan penyedia SIM RS tersebut.

SIM RS mampu memuaskan kebutuhan para stakeholder-nya

Kriteria terakhir SIM RS yang baik adalah bahwa SIM RS tersebut harus mampu memuaskan kebutuhan para stakeholder-nya yang terdiri dari :

1. People (Penguna/User SIM RS)
2. Customer (Pasien)
3. Shareholder (Pihak manajemen, pemerintah daerah, dll)

Tantangan bagi sebuah penyedia SIM RS adalah dalam hal untuk aligning stakeholder satisfaction karena kebutuhan dari setiap stakeholder tersebut berlainan bahkan bertentangan dalam hal melakukan desain sebuah SIM RS.

Kebutuhan dari People (Penguna/User SIM RS) adalah bagaimana pekerjaan mereka dipermudah dan dipercepat. Ini berarti adalah masalah bagaimana SIM RS meningkatkan user friendly dan mengurangi penggunaan perangkat tambahan yang memperlambat kerja mereka serta meminimalkan seminimal mungkin data pasien dan transaksi yang harus diisi oleh user.

Kebutuhan dari Customer (Pasien) adalah bagaimana mereka bisa dilayani dengan cepat disertai dengan detil billing yang jelas dan akurat. Ini berarti adalah masalah meningkatkan process execution time yang dilakukan oleh people (Penguna/User SIM RS).

Kebutuhan dari Shareholder (Pihak manajemen, pemerintah daerah, dll) tentunya adalah informasi yang bersifat real time, akurat dan lengkap. Ini berarti data yang diisi oleh people (Penguna/User SIM RS) harus lengkap.

Berdasarkan karakterisitik kebutuhan setiap stakeholder dari SIM RS yang bertentangan itulah yang melahirkan tantangan bagi sebuah penyedia SIM RS untuk tidak memfokuskan pada pemuasan kebutuhan salah satu stakeholder saja melainkan lebih pada aligning stakeholder satisfaction.

Disini pengalaman (experiences), pengetahuan (knowledge), jaringan bisnis (network) dan keinginan untuk membantu (compassion) dari sebuah penyedia SIM RS akan berperan sangat besar.

"Pembiasan" Perilaku Konsumen SIM RS

Seiring berjalannya mekanisme pasar, khususnya dalam pasar SIM RS, perilaku konsumen semakin terpengaruh dengan bertambahnya jumlah penyedia SIM RS. Semakin bertambahnya pilihan akan SIM RS membuat para konsumen SIM RS, dalam hal ini adalah rumah sakit - rumah sakit di Indoensia, semakin berpersepsi bahwa SIM RS yang tersedia di pasar pada akhirnya sama dengan barang - barang lainnya yang pada akhirnya membawa para konsumen SIM RS untuk memperlakukan SIM RS sama seperti mereka memperlakukan barang lainnya.

Perilaku ini tercermin salah satunya adalah dalam proses negosiasi pembelian SIM RS dimana para konsumen SIM RS berorientasi pada harga dibandingkan pada kualitas baik kualitas produk maupun services-nya.

Memang pada umumnya mekanisme pasar akan berlangsung seperti hal yang saya sebutkan di atas, tetapi jika mencermati pasar penyedia SIM RS sendiri sebenarnya pihak konsumen SIM RS harus lebih aware dan selektif dalam memilih dan memperlakukan produk-produk SIM RS tersebut. Tidak semua produk SIM RS yang ditawarkan adalah produk yang disertai dengan services dan tidak semua penyedia SIM RS memberikan paket services dalam menawarkan produk SIM RSnya.

Namun jika dilihat dari faktor perilaku penyedia SIM RS sendiri sangatlah wajar jika perilaku konsumen SIM RS memperlakukan produk SIM RS yang ditawarkan sama seperti mereka memperlakukan barang lainnya. Hal ini disebabkan karena perilaku penyedia SIM RS sendiri yang bisa dikatakan negatif, seperti misalnya penyedia SIM RS menjanjikan adanya paket services ketika menawarkan produk SIM RSnya, tetapi ternyata mereka tidak menepati janji-janji atau komitmen mereka.

Sekalipun hal ini adalah hal yang wajar tetapi bukan berarti hal ini benar dan baik bagi para konsumen SIM RS. Mengapa? kita ambil saja contoh seperti contoh pertama di atas. Kita andaikan bahwa ada beberapa produk SIM RS yang ditawarkan oleh beberapa penyedia SIM RS ke sebuah rumah sakit. Karena pihak rumah sakit sendiri sudah menganut konsep bahwa SIM RS saat ini sudah banyak tersedia di pasaran dan karena sudah banyak tersedia tentunya harganya akan menurun, maka pihak rumah sakit mulai berorientasi kepada harga. Hal ini tentunya menyebabkan penyedia SIM RS yang memperhitungkan biaya untuk memberikan pelayanan lebih kepada pihak rumah sakit akan kalah dalam persaingan harga dibandingkan penyedia yang tidak memberikan services atau yang hanya menjanjikan services belaka. Dari kejadian ini, tentunya pada akhirnya pihak rumah sakit akan mendapatkan produk SIM RS yang tidak atau kurang berkualitas dan imbasnya tentunya akan ditanggung oleh rumah sakit tersebut. Pada jangka panjangnya rumah sakit akan menuai banyak dampak negatif dari peristiwa ini, seperti investasi SIM RS yang sia-sia, SDM yang menjadi resist terhadap solusi aplikasi, brand rumah sakit tersebut yang menurun karena pelayanan yang makin menurun, dsb.


SOLUSI BAGI RUMAH SAKIT

Proses pembelian SIM RS sebaiknya dilakukan dengan melakukan assessment terhadap kebutuhan rumah sakit akan SIM RS. Hasil dari assessment tersebut tentunya bisa ditindaklanjuti dengan menentukan model SIM RS yang dibutuhkan oleh rumah sakit. Setelah model SIM RS yang dibutuhkan ditentukan, barulah rumah sakit membuka pintu terhadap penyedia-penyedia SIM RS untuk dinilai oleh rumah sakit.

Tidak semua rumah sakit membutuhkan SIM RS yang disertai paket services saat ini juga, walaupun secara idealnya paket services tersebut sangat menarik bagi sebuah rumah sakit. Kebutuhan akan services akan berbanding lurus dengan kebutuhan akan biaya untuk mendapatkan services tersebut. Tentunya dengan mengingat hal ini, sebuah rumah sakit harus berhitung-hitung dengan cermat untuk menentukan apakah sudah saatnya membutuhkan services atau masih bsia ditunda. Dalam hal kebutuhan akan services memerlukan penundaan, tentunya pihak rumah sakit harus mencari penyedia SIM RS yang mempunyai dan berkomitmen akan janji servicesnya serta sudah mempunyai produk SIM RS yang sudah jadi dan terbukti telah digunakan di banyak rumah sakit sehingga kebutuhan akan services, terutama services untuk penyesuaian produk, bisa dijadwalakan di masa mendatang.


HIMBAUAN BAGI PENYEDIA SIM RS

Tidak ada salahnya ketika sebuah penyedia SIM RS tidak memberikan paket services karena pasar pengguna SIM RS juga mempunyai segmen-segmen tersendiri. Ketika sebuah penyedia SIM RS mempunyai strategi untuk tidak menyediakan paket services tentunya mereka harus menentukan segmen rumah sakit yang tidak membutuhkan paket services pada produk SIM RS yang akan mereka manfaatkan.

Memberikan janji palsu akan merugikan, secara mikro, penyedia itu sendiri, secara makro, memberikan pembelajaran yang negatif atau trauma kepada rumah sakit - rumah sakit di Indonesia yang berimbas pada timbulnya persepsi yang keliru akan penyedia-penyedia SIM RS lainnya dan pada akhirnya akan menimbulkan "Pembiasan" perilaku konsumen SIM RS.

Kita perlu kembali pada hakekat pemasaran yaitu "membantu pelanggan membeli", bukannya "menjual sebanyak mungkin".

Suatu ketika saya pernah terlibat dalam pembicaraan mengenai kesepakatan pembelian produk SIM RS dengan perusahaan tempat saya bekerja. Hasil akhir dari pembicaraan tersebut adalah SIM RS yang diinginkan oleh rumah sakit tersebut tidak sesuai dengan SIM RS yang saya tawarkan karena mereka belum membutuhkan services saat ini terkait dengan kemampuan rumah sakit tersebut. Dalam hal ini saya hanya mengatakan yang sebenarnya kepada direktur rumah sakit tersebut bahwa produk yang saya tawarkan ternyata tidak sesuai dengan yang rumah sakit inginkan.

Selanjutnya saya menawarkan kalau beliau bersedia saya mempunyai beberapa rekan yang mempunyai produk SIM RS yang mungkin sesuai dengan harapan beliau dan jika beliau juga mempunyai beberapa alternatif penyedia SIM RS yang lain saya bersedia membantu untuk melakukan assessment terhadap penyedia-penyedia SIM RS tersebut.

Cerita ini bukan untuk pamer atau meninggikan diri, tetapi merupakan harapan bahwa para penyedia SIM RS akan bersama-sama secara positip membangun iklim bisnis yang sehat di pasar SIM RS dengan harapan akan turut membangun budaya dan persepsi yang baik di kalangan konsumen SIM RS itu sendiri.