Change Management Pada Implementasi SIM RS

Change Management Pada Implementasi SIM RS

Pada dasarnya implementasi SIM RS bisa dikatakan sebagai implementasi perubahan karena SIM RS sendiri pada implementasinya membutuhkan shifting paradigm.Shifting paradigm pada implementasi SIM RS adalah :

1. Hard technology menjadi smart technology

2. Labor menjadi knowledge worker

Perbandingan antara Hard technology dengan smart technology bisa dianalogikan dengan perbandingan antara kalkulator mewakili Hard technology dengan komputer mewakili smart technology. Kalkulator adalah teknologi untuk suatu fungsi yang spesifik yaitu sebagai alat bantu perhitungan. Sedangkan komputer adalah teknologi yang tidak hanya untuk suatu fungsi yang spesifik melainkan untuk berbagai fungsi dimana batasan fungsi yang bisa dimanfaatkan dari komputer adalah tergantung dari kemampuan pengguna komputer untuk memanfaatkannya.

Pada dasarnya SIM RS adalah smart technology karena karakter SIM RS dalam hal besar kecilnya manfaat bagi pengguna tergantung dari pengetahuan dari pengguna dalam memanfaatkannya. Semakin banyak pengetahuan yang dimiliki pengguna dalam memanfaatkan SIM RS, semakin besar manfaat yang didapatkan.

Dari karakter SIM RS yang merupakan smart technology tersebut, maka pergeseran paradigma mengenai SIM RS / smart technology ini juga berdampak pada kebutuhan pengetahuan pada penggunanya, Dampak ini juga disebut sebagai pergeseran paradigma yaitu dari semula labor menjadi kebutuhan akan knowledge worker.

Dengan adanya dua pergeseran paradigma ini, maka bisa disebut bahwa implementasi SIM RS merupakan implementasi suatu perubahan dimana untuk mencapai keberhasilan pada implementasi suatu perubahan diperlukan pengelolaan perubahan (change management).

Change Management Pada Implementasi SIM RSPengelolaan perubahan pada implementasi SIM RS meliputi :

1. Change Planning (Perencanaan Perubahan)

2. Change Organizing (Pengorganisasian Perubahan)

3. Change Actuating (Pelaksanaan perubahan)

4. Change Controlling (Pengendalian perubahan)

Pada tahap perencanaan perubahan, perlu direncanakan tahapan – tahapan dari perubahan yang akan dilakukan, dalam hal ini adalah implementasi SIM RS. Perencanaan tersebut antara lain :

1. Modul-modul yang akan diimplementasikan

2. Tahapan-tahapan dalam implementasi modul-modul SIM RS

3. Penentuan kemenangan-kemenangan kecil untuk menghindari kelelahan pelaku perubahan dalam mencapai tujuan akhir perubahan. Kemenangan – kemanangan kecil ini biasanya berupa goal dari setiap tahapan implementasi SIM RS

4. Jadwal / time frame dan rencana kegiatan yang jelas dan terukur pada setiap tahapan implementasi SIM RS

5. Contingency Plan pada setiap tahapan implementasi SIM RS

Pada tahap pengorganisasian perubahan, ditetapkan siapa yang memimpin dan bertanggungjawab pada setiap tahapan implementasi SIM RS serta perlu ditetapkan job description beserta positioning yang jelas dari setiap pelaku perubahan.

Pada tahap pengorganisasian ini biasanya ditandai dengan pembentukan tim komputasi dari pihak rumah sakit yang merupakan partner internal dari penyedia SIM RS ketika menjalankan implementasi SIM RS nantinya.

Mengingat besarnya konsekuensi jika terjadi kegagalan pada implementasi SIM RS ini, diperlukan kejelian untuk mengetahui kompetensi dari masing-masing personil untuk kemudian menempatkan SDM tersebut pada suatu posisi dalam tim komputasi sehingga didapatkan right man in the right place.

Tahapan selanjutnya adalah tahap pelaksanaan perubahan, dimana tahapan ini merupakan tahap pelaksanaan dari perencanaan perubahan oleh person-person yang telah ditentukan pada tahapan pengorganisasian perubahan. Leadership dan proses pemelajaran sangat berperan dalam tahapan ini.

Pada tahap pengendalian perubahan dilakukan kegiatan pengendalian perubahan dengan cara memastikan perubahan yang dilakukan sesuai dengan rencana. Feedback yang ada pada saat perubahan dijalankan dijadikan sebagai bahan evaluasi untuk kemudian dikembalikan dalam bentuk strategi baru atau perbaikan-perbaikan pada pelaksanaan perubahan ini.

Sebagai kegiatan pendamping dari 4 kegiatan perubahan di atas, diperlukan beberapa hal berikut ini :

1. Adanya sharing visi maupun informasi yang cukup dan jelas mengenai perubahan yang akan dilakukan kepada setiap personil untuk menghindari perilaku resist akibat adanya ketakutan akan perubahan karena ketidaktahuan atau kekurangan informasi

2. Adanya kompetensi yang cukup untuk melaksanakan perubahan

3. Adanya reward and punishment yang jelas dan fair

4. Ketersediaan resources yang cukup untuk menjalankan perubahan

Ketika perubahan sudah menjadi konsensus bersama dari setiap personil dalam sebuah rumah sakit, maka bisa dipastikan kemungkinan besar perubahan tersebut akan berhasil untuk dijalankan.